WERKSTATT RAUM

„Die Werkstatt RAUM (Räume, Arbeitsweisen, Umwelt, Mitgestaltung) erprobt neue Büro- und Arbeitsmodelle mit dem Ziel, beheizte Räume einzusparen.”

Standort

Universität Siegen

Laufzeit

09/2023 bis 06/2024

Ansprechpartner

Severin Caspari

Heiland & Caspari Prozessbegleitung, E-Mail

Weiterführende Informationen

Webseite des Dekanats

Anlass für das Experiment war eine Empfehlung der Senatskommission für Ressourcen und Governance an den Kanzler der Universität. Demnach soll der Raumbedarf mittelfristig um 20 % reduziert werden, um Energie zu sparen und einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. In Zusammenarbeit mit dem Dekan der Fakultät III entwickelte das Team von LATERNE einen ko-kreativen Prozess, um diese Herausforderung an der wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät anzugehen. Alle Mitarbeiter*innen waren eingeladen, sich auf freiwilliger Basis an der Lösungsfindung zu beteiligen. Im Laufe des Prozesses haben sich zwei Gruppen von Lehrstühlen (sogenannte Cluster) gebildet, die jeweils ein Raum- und Arbeitsmodell erproben, mit dem 20 % ihrer Büroflächen eingespart werden können.

ZIELE UND ERGEBNISSE

Leitfrage

Wie können im Winter 2023/24 beheizte Räume eingespart werden, um so einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten?

Ziele

Energie, Materialverbrauch und Kosten (Heizen, Mieten, Instandhaltung, Reinigung) einsparen.
Passende Arbeits- und Raummodelle entwickeln, die den Ansprüchen an das Arbeiten gerecht werden.
Erkenntnisse zu der Frage gewinnen, wie Kooperation im Kontext knapper werdender Ressourcen innerhalb der Fakultät III gestärkt werden kann. Wieviel Raum brauchen wir wirklich, um gut arbeiten zu können? Und wie können wir den Prozess selbstbestimmt und kooperativ gestalten?

Ergebnisse

11 Lehrstühle mit insgesamt 41 Personen haben sich zu 2 Clustern zusammengetan, und je Cluster eigenständige, neue Raumnutzungsmodelle entwickelt. In den Clustern wurden im Experimentalzeitraum ca. 20 % der Fläche gegenüber dem Ausgangszustand eingespart und neue Nutzungskonzepte getestet.
Entwicklung einer Prozessarchitektur für Veränderungsprozesse aufbauend auf dem Ansatz der experimentellen Organisationsentwicklung. Suffiziente und effiziente Raumnutzung wird in den Gremien der Universität Siegen vermehrt besprochen.
Anhand der Erfahrungen mit dem Experiment RAUM wird eine mögliche Skalierung des Ansatzes wie auch der Ergebnisse bezüglich Nutzungsmodellen diskutiert.

ÜBERTRAGUNG

Leuchtturm

Was ist das Besondere bzw. die Innovation?

Haltung und Vorgehen fußen auf der systemischen Prozessentwicklung im Allgemeinen und der experimentellen Organisationsentwicklung (EOE) im Besonderen. Die EOE wird hier (nach unserem Kenntnisstand) erstmalig in der deutschen Hochschullandschaft als Methode für Veränderung eingesetzt.

Adaption

Wie wurde der Leuchtturm angepasst?

Die EOE wurde um einen Vorprozess erweitert. In aufeinander aufbauenden Formaten und begleitender Kommunikation wurden die Grundlagen dafür geschaffen, dass sich Menschen auf den experimentellen Ansatz einlassen konnten. Der Grad der Verbindlichkeit und Partizipation wurde dabei schrittweise erhöht.
Die Werkstatt adaptiert Prinzipien von außerhalb der Hochschulen auf diesen Kontext (s. Methodik).

Transfer

Wie wurden die Ergebnisse weitergegeben?

Innerhalb der Universität:

An andere Hochschulen:

An die Fachöffentlichkeit:

METHODIK

Das Experiment RAUM folgt einem systemischen Verständnis von Veränderung.

Wenn einzelne Angehörige eines Systems ihr Verhalten ändern, geht davon ein Veränderungsimpuls für das gesamte System aus. Mit den Werkzeugen der experimentellen Organisationsentwicklung (Kozica/Schaller 2021) werden Realitäten auf Probe in einem ergebnisoffenen und zeitlich begrenzten Prozess erfahrbar. Betroffene werden zu Mitgestaltenden und Forschenden einer Veränderung.

ABLAUF

Vorprozess

In dieser Phase wurden Mandat und Rahmenbedingungen des Experiments mit dem Fallgeber geklärt und Beziehungen zu allen Beteiligten aufgebaut.
Rundgang zu einigen energietechnischen Anlagen der Fakultät III als lockerer Einstieg in die Diskussion um Energiesparpotentiale.
Entwicklungsworkshop 1: Informierende Auftaktveranstaltung. Online, offen für alle Mitarbeitenden der Fakultät.

Experiment

In dieser Phase wurden bzw. werden Workshops designt, Lösungen ko-kreativ entwickelt und in Experimenten getestet.
Experimenten getestet. Entwicklungsworkshop 2: Entwicklung konkreter Büronutzungsmodelle in Kleingruppen. Durchgeführt im Rahmen des jährlichen Retreats für alle Führungspersonen der Fakultät.
Entwicklungsworkshop 3: Weitere Ausarbeitung der Büronutzungsmodelle. In Präsenz, offen für alle Mitarbeitenden.
Fakultätsweite Onlinebefragung um herauszufinden, welche Lehrstühle bei welchem Modell mitmachen wollen. Die Ergebnisse der Umfrage waren Grundlage für das Matching mehrerer Lehrstühle zu Clustern.
Hypothesen-Workshops mit jedem Cluster. Darin wurden einerseits die Details für die jeweilige Umsetzung geklärt und andererseits die durch das Experiment erwarteten Veränderungen erfragt. Online, mit Einladung aller Mitarbeitenden der beteiligten Lehrstühle.
Iterationen: Abfrage des Stands des Experiments bei den beteiligten Lehrstuhlinhaber*innen. Unterstützung bei der Umsetzung von Anpassungen der Nutzungsmodelle nach Bedarf.
Hypothesen auswerten: Auswertung der Erfahrungen je Cluster, Abgleich mit den eingangs aufgestellten Hypothesen und erste Schritte zur Verstetigung.

BETEILIGTE UND IHRE ROLLEN

Werkstatt-Begleitung

LATERNE-Prozessbegleitung (Dr. Niklas Heiland, Severin Caspari): Prozessgestaltung, Moderation

Fallgeber*in

Dekan der Fakultät III an der Universität Siegen: Fallgeber, Verantwortung der Ergebnisse

Mitgestalter*innen

Alle Mitarbeiter*innen der Fakultät III: Freiwillige Teilnahme am Prozess. Werden informiert und in die Entwicklung von Raumnutzungsmodellen einbezogen. Die Entscheidung für ein Cluster bzw. ein Modell liegt bei den Lehrstuhlinhaber*innen, die über Räume verfügen.

Weitere Akteure

Geschäftsführung des Dekanats: Raumvergabe in der Fakultät III. Unterstützung in der Umsetzung, v.a. bei Raumplanung und Kommunikation

Stellvertretender Dezernent und technischer Leiter des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements: Fachliche Beratung, Beobachterrolle

LATERNE-Forschungsleitung (Jun.-Prof. Dr. Thomas Kopp): Erforscht Prozess, transferiert Ergebnisse

VORTRAG: SYSTEMISCHE VERÄNDERUNG